Access 2007

C 48 La pestaña Diseño de formulario

Las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.El primer botón que vemos está localizado en el grupo Vistas, y nos permite pasar de una vista a otra.

 

Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño (la que estamos describiendo ahora) y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño.

Disponemos de la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.

También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico dinámico.

 En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño. También encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de página.

 En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño.

Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta página de código haciendo clic sobre el botón.

Con el botón (hoja de propiedades) hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado.

Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botón  para acceder a la ayuda de Access.

Fuente: Material dado en clases.

http://www.aulaclic.es/access-2010

Modelo de Leavitt

C 47 En este post quiero compartir con ustedes la importancia que tienen estos 4 componentes (TECNOLOGIA, TAREAS, PERSONAS, ESTRUCTURA ORGANIZATIVA) y su relación según Leavitt.

Define un marco de trabajo que se enfoca en la interacción entre la tecnología, las personas, la tarea a cumplir y la estructura de la organización.

Cambios en alguno de estos componentes puede provocar cambios en los otros. Se necesita estudiar y entender la interacción entre los 4 componentes para minimizar el impacto del cambio en los requerimientos de información de la organización.

Con su modelo también llamado “DIAMANTE” Nos permite analizar un cambio de gestión, basado en la idea de que es raro que cualquier cambio se produzca de forma aislada.

 Considera a la TECNOLOGIA, las TAREAS, las PERSONAS, y la ESTRUCTURA ORGANIZATIVA en la que funcionan como 4 variables interdependientes, visualizadas como las 4 puntas que definen un diamante.

Un cambio en alguna de las áreas, estimula o exige cambios en las demás áreas, independientemente de la relación que exista entre ellas.

Un cambio en la organización de una tecnología puede implicar la instalación de una sola pieza de equipo, o volver a configurar un proceso de producción.

La revisión de las estructuras administrativas puede implicar cambios en los salarios y los sistemas de recompensa, facturación, compras o interna de costos.

Cambio en los costes de empleo o de una fusión de organización puede implicar cambios en las cosas tales como las actitudes, creencias, valores, habilidades y prácticas de trabajo.

La tarea de una organización se refiere al producto o servicio principal de una empresa. Los cambios de tareas pueden incluir cambios en los procesos de producción fundamentales: cambios en las rutinas, procedimientos y organización del trabajo.

Fuente:http://catarina.udlap.mx

          http://www.slideboom.com

Relación entre Datos, Información, Conocimiento y Sabiduría.

C 46 La Visualización de Información, el esquema básico mediante el cual los datos se convierten en información y ésta se transfiere a nuestro cerebro a base de estimular nuestra percepción sensorial creando en función del contexto, la cultura y la experiencia.

De los datos a la sabiduría:

El proceso que lleva al entendimiento como un continuo, arranca en los datos y finaliza en la sabiduría, pasando por la información y el conocimiento.

Datos Los datos son simples hechos, carentes de contexto. Si no nos informan, no son información, o lo que es lo mismo desprovistos de contexto son simplemente la materia en bruto del que partimos para la comprensión. 07012007 es un dato, que puede tener muchos significados, una fecha, el nombre de un lote de fabricación, un cumpleaños entre otros.

Información. La información son los datos puestos en contexto. Es un concepto ligado al de metadato, un dato que hace referencia al significado de otro dato. Por ejemplo si en una tabla de datos una de las columnas reza número de lote, 07012007 una tira de caracteres en esa columna cobra un significado particular. La información es la destilación de los datos o los datos con su significado, pero aun no son conocimiento

Conocimiento. Lo que diferencia el conocimiento de la información es la complejidad de las experiencias que se necesitan para llegar a él. Para que un conjunto de informaciones se conviertan en conocimiento hay que estar expuesto a el de diferentes maneras y hay que elaborar una experiencia propia respecto al mismo. Si no nos interesa es dificil que la información se convierta en conocimiento. El conocimiento no es transferible, se lo fabrica uno mismo experimentando la información.

Sabiduría. Es el nivel último del entendimiento. Cuando entendemos un abanico suficientemente amplio de patrones y meta-patrones de forma que los podemos utilizar y combinar de formas y situaciones nuevas totalmente diferentes.

 La sabiduría es, como el conocimiento, algo personal que se elabora íntimamente y que va con las personas y se pierde con ellas, a diferencia de los datos y la información.

El ámbito de las personas que fabrican la información a partir de los datos (los productores) como es el caso de nuestro “Profesor” y el ámbito de los que consumen información y la procesan en conocimiento, (los consumidores) “Alumnos”. Un amplio círculo de Contexto engloba el paso de información a Conocimiento y de éste a Sabiduría. El conocimiento va de la mano de experiencia.

Fuente: http://www.infovis.net 

Tablas Dinámicas Filtros y Gráficos

C 43 Como aplicar filtros a una tabla dinámica:

Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.

Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril.

C 44 Obtener promedios en una tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.

En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón  de la pestaña Opciones.

C 45 Gráficos con tablas dinámicas

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos.

Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más nos convenga.

Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vió en el tema de gráficos.

Fuente: http://www.aulaclic

Tabla Dinamica

C 42 ¿Qué es una tabla dinámica?

Una tabla dinámica combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Yendo desde lo general a lo específico.

Las tablas dinámicas solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la Tabla Dinámica Excel con la función IMPORTAR DATOS DINAMICOS e incorporarlos a nuestro modelo Excel.

Como crear una tabla dinámica:

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del corralón con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

     Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

Con esta herramienta podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura:

  Ø  Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

  Ø  Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

  Ø  En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

 Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

 El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.

Fuente: http://www.aulaclic.es/excel2007/t_16_2.htm